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Computer und Telekommunikationsgeräte als Arbeitsmittel

Der Gebrauch von Computern und Telekommunikationsgeräten am Arbeitsplatz und zu Hause ist längst zur Selbstverständlichkeit geworden. Demgegenüber hat sich die Finanzverwaltung in der Vergangenheit stets schwer getan, wenn es an die steuerliche Beurteilung dieses Sachverhalts ging: Auf der einen Seite wurde bspw. die Möglichkeit des Arbeitnehmers, am Arbeitsplatz den PC des Arbeitgebers auch für private Zwecke nutzen zu können, als „geldwerter Vorteil" der Lohnsteuer unterworfen. Auf der anderen Seite wurde die steuerliche Abzugsfähigkeit von Aufwendungen des Arbeitnehmers für einen PC, der sowohl zu beruflichen als auch privaten Zwecken genutzt wurde, regelmäßig versagt. In der Zwischenzeit haben sich Gesetzgeber und Finanzverwaltung ‑ ausnahmsweise ‑ zugunsten der Arbeitnehmer eines Besseren besonnen.

Private Nutzung von Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten am Arbeitsplatz

Vorteile, die dem Arbeitnehmer dadurch entstanden, dass er Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte (bspw. Telefon, Fax, Mobiltelefon) an seinem Arbeitsplatz für private Zwecke unentgeltlich oder verbilligt nutzen konnte, waren in der Vergangenheit dann als Sachleistung der Lohnsteuer zu unterwerfen, wenn sie zusammen mit anderen Sachleistungen aus dem Dienstverhältnis insgesamt 50 DM im Monat überstiegen.

Inzwischen hat der Gesetzgeber die private Mitbenutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten steuerfrei gestellt (§ 3 Nr. 45 EStG).

Steuerfrei sind dabei alle Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und deren Zubehör durch den Arbeitnehmer. Dies betrifft auch die Verbindungsentgelte, die der Arbeitgeber für die Nutzung des Internets zahlt. Die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten wurde ebenfalls in die Steuerbefreiung einbezogen, weil der Gesetzgeber dort dieselben Schwierigkeiten wie bei der Internet‑Nutzung gesehen hat, die betriebliche und private Nutzung zu trennen.

Die Steuerfreiheit ist nicht nur auf die private Nutzung des Gerätes im Betrieb beschränkt, sondern sie umfasst auch die private Nutzung eines Gerätes, das dem Arbeitgeber gehört und dem Arbeitnehmer z.B. im Rahmen eines Telearbeitsplatzes überlassen wird. Ebenfalls steuerfrei ist die private Nutzung des Mobiltelefons durch einen Außendienstmitarbeiter oder eines Personalcomputers, der dem Arbeitnehmer leihweise zur Verfügung steht. Dies gilt z.B. für ein Notebook, das der Arbeitnehmer auf Dienstreisen mitnimmt.

Für die Steuerfreiheit ist es unerheblich, in welchem Verhältnis die berufliche zur privaten Nutzung steht. Selbst dann, wenn die private Nutzung überwiegen sollte, wie z.B. bei dem vorstehend erwähnten Notebook, führt dies nicht zur Versagung der Steuerbefreiung. Allein entscheidend ist in diesen Fällen der Umstand, dass das Gerät dem Arbeitgeber gehört.

Darüber hinaus hat es der Gesetzgeber in den Fällen der schenkweisen Überlassung von Personalcomputern an Arbeitnehmer ermöglicht, den geldwerten Vorteil bei der Lohnsteuer pauschal mit 25% besteuern zu können (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Das gleiche gilt, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern deren Aufwendungen für die Internetnutzung ersetzt. Diese Leistungen müssen jedoch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Da nach der Arbeitsentgeltverordnung Einnahmen nach § 40 Abs. 2 EStG nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt zuzurechnen sind, fallen für diese Leistungen des Arbeitgebers auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Werbungskostenabzug für privat angeschaffte Computer

Aufwendungen für einen privat angeschafften PC zählen steuerrechtlich zu den Kosten für sog. „gemischt genutzte Gegenstände", da sie sowohl beruflich als auch privat genutzt werden können. Nach bisheriger Rechtsprechung und Verwaltungspraxis der Finanzbehörden ist deshalb der Abzug als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit nur möglich gewesen, wenn es sich bei dem PC um ein „Arbeitsmittel" gehandelt hat. Dies ist nur dann anerkannt worden, wenn die Privatnutzung nachweislich weniger als 10% betragen hat.

Abweichend von der bisherigen Verwaltungsauffassung ist im Vorgriff auf eine geplante gesetzliche Regelung ab sofort (auch für noch offene Fälle aus vergangenen Jahren) eine Aufteilung der Aufwendungen für die Anschaffung privater Personalcomputer einschließlich Zubehör in abziehbare Werbungskosten und nicht berücksichtigungsfähige Kosten der Lebensführung auch zulässig, wenn der Umfang der Privatnutzung über 10% der Gesamtnutzung liegt. Die Beweislast hierfür trägt der Steuerpflichtige. Deshalb ist Voraussetzung für die Aufteilung, dass der Arbeitnehmer den zeitlichen Umfang der beruflichen und der privaten Nutzung durch entsprechende Aufzeichnungen über Art und Dauer des PC‑Einsatzes nachweisen bzw. glaubhaft machen kann.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist als Informatiklehrer an einem Gymnasium beschäftigt. Im Januar 2001 kauft er einen PC für 2.700 DM incl. MwSt. Aufgrund der von ihm geführten Aufzeichnungen über Art und Dauer der Nutzung des neu angeschafften Personalcomputers ergibt sich eine durchschnittliche berufliche Verwendung von 4 Stunden (= 80%) und eine private Verwendung von 1 Stunde (= 20 %) pro Woche. Für das Kalenderjahr 2001 errechnen sich folgende abzugsfähigen Werbungskosten:

Anschaffungskosten Januar 2001 2.700 DM

AfA bei Nutzungsdauer von 3 Jahren* 900 DM

*Für Anschaffungen vor dem 1.1.2001 beträgt die Nutzungsdauer für PCs lt. amtlicher AfA‑Tabelle 4 Jahre.

Die abzugsfähigen Werbungskosten für den privaten PC betragen in 2001 720 DM (4/5 von 900 DM). Steuerliche Auswirkungen ergeben sich aber nur, soweit die in der Steuererklärung insgesamt geltend gemachten Werbungskosten aus der Arbeitnehmertätigkeit den Arbeitnehmer‑Pauschalbetrag von 2.000,DM übersteigen.

Wie die Aufteilung der privat und beruflich veranlassten Computerkosten nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden kann, ist derzeit noch offen und soll im Rahmen einer gesetzlichen Definition oder Verwaltungsanweisung geregelt werden.

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